Software de gestión documental estandarizada

El correcto resguardo de su información documental es fundamental, principalmente si tomamos en cuenta que en esa información está la historia de su organización y representa su activo intelectual. TiedCOMM SDM permite crear un expediente único corporativo que establece y garantiza distintos niveles de accesos y permisos sobre su valiosa información.




¿Qué requerimiento resolvemos?

El manejo de la información documental digital se vuelve un problema si se almacena en el equipo de cómputo de cada autor. La posibilidad de pérdida y acceso no permitido a los documentos es grande por múltiples circunstancias, adicionalmente a que es difícil garantizar el acceso a la última versión del documento.
El compartir información con los distintos participantes de los procesos en muchas ocasiones resulta complicado por la falta de un sistema de interconexión seguro y sencillo.
Los documentos en papel son susceptibles a daños por agua, fuego, robo o deterioro con el tiempo, lo que puede resultar en pérdida de información crítica.
Además de que encontrar documentos en papel específicos puede ser lento y engorroso, ya que se requiere buscar en carpetas, folders, archiveros, etc.



¿Cómo lo hacemos?

TiedCOMM SDM permite la creación de un repositorio central, en donde se podrán almacenar los documentos corporativos de forma estandarizada y clasificada. El administrador de TiedCOMM podrá definir los distintos niveles de acceso a los documentos, así como los permisos necesarios para que el personal de su organización realice sus funciones administrativas y de consulta.
TiedCOMM SDM permite organizar su información documental de dos formas diferentes:

  1. Como documentos individuales.
  2. Como expedientes estandarizados (Checklist). Está opción le permitirá saber qué documentos tiene, y cuáles le hacen falta para completar el expediente digital.

Además TiedCOMM SDM permite crear un Expediente Único, en donde se pueden conjuntar múltiples tipos de documentos digitales, y mediante vistas, se le muestra a cada usuario únicamente los documentos que requiere para realizar sus labores.




Beneficios

  • Mejora el control sobre su información documental, al permitirle saber qué documentos le faltan en su expediente.
  • Elimina el problema de vigilar manualmente el vencimiento de los documentos, pudiendo enviar notificaciones por correo del status de sus documentos.
  • Permite establecer fechas límite de entrega de documentos, que incluyan notificaciones para recordar la carga oportuna de los documentos en el sistema.
  • Elimina el problema de las autorizaciones manuales, permitiendo definir los tipos de documentos que requieren ser autorizados.
  • Elimina la complejidad legal de las firmas autógrafas en papel, al permitir el uso de firmas electrónicas simples con validez legal en México. Lea más sobre Firma electrónica simple
  • Permite la validación automática de documentos a través de distintas reglas definidas por cada cliente.
  • Elimina el uso de copias, tanto de papel como digitales, gracias a su funcionalidad que permite crear vistas personalizadas a la información por cada tipo de usuario. Lea más sobre Expediente único
  • Reduce los costos operativos al disminuir la necesidad de papel y almacenamiento físico de documentos.
  • Mejora la gestión y el control de documentos, reduciendo el riesgo de pérdida o robo de información confidencial.
  • Facilita la colaboración y el trabajo en equipo, ya que los documentos se encuentran disponibles en línea para todos los miembros del equipo.
  • Permite un acceso rápido y sencillo a los documentos en tiempo real, desde cualquier lugar y en cualquier momento.
  • Asegura el cumplimiento de las normativas y estándares de la industria.
  • Reduce el tiempo necesario para buscar y recuperar documentos.
  • Mejora la seguridad de los documentos y la información confidencial mediante el establecimiento de permisos de acceso para usuarios autorizados.
  • Simplifica los procesos de auditoría al proporcionar un registro completo de todas las acciones realizadas en relación a los documentos.
  • Proporciona una solución escalable que puede adaptarse al crecimiento y evolución de la empresa.
  • Mejora la capacidad de seguimiento y cumplimiento de los plazos establecidos.
  • Aumenta la transparencia en los procesos empresariales, mejorando la comunicación entre departamentos y equipos.


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Haga que sus documentos le sirvan como evidencias de un trabajo correcto y estandarizado.

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