Servicio de digitalización de documentos

Nuestro servicio profesional de digitalización de documentos le permitirá transformar sus documentos de papel a imágenes digitales con una nitidez idónea y alta compresión.

En TiedCOMM usamos sólo las mejores marcas de scanners profesionales para nuestras digitalizaciones: Fujitsu y Kodak Alaris.

Tipos de digitalizaciones de documentos

Existen múltiples variables que se tienen que tomar en cuenta antes de iniciar este tipo de servicio.

El primer paso es definir si lo que se requiere es escanear o digitalizar sus documentos. Si no conoce la diferencia, le sugerimos leer la posterior sección.

El segundo tema es determinar el tipo archivo que se requiere digitalizar, ya que la metodología de digitalización cambia considerablemente de un caso a otro. Y para efectos de una digitalización de documentos podemos agrupar los tipos de archivos en dos:

• Archivo histórico y/o de concentración.
• Archivo de trámite u operativo.

Y finalmente por el objetivo de la digitalización.

• Para liberar espacio físico en la oficina.
• Como respaldo de la información en papel.
• Para transformar un proceso de papel en un proceso digital.

Escaneo vs digitalización

Cuando no se es experto en el tema se confunden los conceptos de escaneo y digitalización, y la diferencia es tan grande que en un caso podemos trasladar los mismos problemas del papel a un documento digital, y en el otro la información ahora está preparada para responder a múltiples necesidades del negocio.

1. Escaneo de documentos.

   Es el proceso en el que se transforman documentos de papel a documentos digitales, y los archivos obtenidos sólo se graban con un nombre que identifique la información.
   
   Este método presenta las siguientes condiciones:
   
   • No existe seguridad, los documentos obtenidos son vulnerables a ser borrados o alterados.
   • Normalmente se escanean varios documentos en un mismo archivo, lo que conlleva a que no se tenga certeza de si el expediente está completo o no, y para saberlo se requiere abrir el archivo y recorrerlo todo hasta encontrar la información buscada.
   • No existe un método controlado y estandarizado para el guardado de los documentos, por lo tanto, cada persona que escanea puede decidir el nombre del archivo y el nombre de la carpeta en donde se guardará el documento escaneado.



2. Digitalización de documentos

   Es el proceso en el que se transforman documentos de papel a documentos digitales, pero primeramente se define una estructura estandarizada de campos de indexación, por los cuales se podrán buscar posteriormente esos documentos por medio de un software de gestión estandarizada de documentos.
   
   Con este método se obtienen los siguientes beneficios:
   
   • La forma de guardardo de los documentos, ahora está estandarizada y obedece a una política corporativa que todos deben seguir y que no se puede evitar.
   • Se pueden definir campos obligatorios y opcionales para la clasificación de los documentos.
   • La información está segura, porque ahora está resguardada en un sistema corporativo que permite definir permisos de acceso a la información.
   • Es mucho más sencilla su búsqueda porque existe un medio estandarizado para encontrarla.
   • Los documentos pueden servir como evidencias de controles internos o insumos de procesos digitales de negocio.
   • Se emplean los principios básicos de la seguridad informática que son confidencialidad, integridad y disponibilidad.

Digitalización por tipo de archivo:

• Digitalización de archivos históricos y/o de concentración.


Este tipo de digitalización se solicita normalmente cuando se requiere liberar espacio físico, y la información a digitalizar se consulta esporádicamente. Es importante hacer notar que la digitalización por sí sola no sustituye a los documentos originales, si es que estos tienen un valor legal o comercial. Para poder destruir documentos originales es necesario aplicar a los documentos digitalizados una certificación digital bajo la NOM-151-SCFI-2017. Y como punto a resaltar es que una copia de papel y una digital tienen exactamente el mismo valor legal o comercial.



• Digitalización de archivos de trámite u operativos.


La digitalización de los documentos que sirven para la operación diaria, tienen un tratamiento totalmente diferente a los del archivo histórico. En este caso es importante hacer una separación por tipo de documento, para saber qué documentos se tienen y qué documentos faltan para dar cumplimiento a un proceso. La participación de personal In-Plant se recomienda, para tener siempre su información en línea y preferentemente cargada en el sistema de gestión de estandarizada de documentos (SDM), de controles internos (BCM) o de flujos de trabajo (WFM) en tiempo real.

Proceso correcto para digitalización de documentos.

1. Determinación de la estructura documental.
   En este punto se definen los campos de indexación (metadatos) necesarios para poder localizar fácilmente la información digitalizada.
   Existen dos tipos de metadatos:
   • Los metadatos generales del expediente.
   • Los metadatos específicos por tipo de documento.


2. Diseño de prueba de concepto.
   En este punto se realiza una prueba de concepto (PoC) directamente en el software de consulta de los documentos (SDM), con el objetivo de verificar la operabilidad de la estructura documental por parte del usuario final.


3. Expurgo de la información.
   En esta fase se hace una limpieza física de los documentos en papel con el objetivo obtener hojas sueltas y limpias para escanearse.
   Se debe quitar todo tipo de elemento de unión de hojas como clips, grapas, folders, carpetas, cintas, etc.


4. Clasificación de los expedientes o documentos.
   En este punto se hace una separación de los expedientes o de los documentos, para una sencilla carga en los scanners profesionales.


5. Escaneo de documentos.
   Este es simplemente el proceso de alimentar el scanner con los documentos previamente clasificados para obtener imágenes digitales.


6. Indexado.
   Este es el proceso en el que basado en los metadatos determinados previamente se comienzan a capturar los valores de cada campo.
   Este paso generalmente se hace de forma manual a través de capturistas de datos, pero también puede hacerse de forma semi-automática por medio de OCR Zonal.


7. Exportación al sistema de gestión estandarizada de documentos (SDM).
   En esta fase se realizan las siguientes actividades:
   • Generación de un layout de carga adecuado para el sistema.
   • Carga de los documentos y sus metadatos en el sistema.
   • Verificación de carga correcta de la información.


8. Consulta de los documentos en el sistema de gestión estandarizada de documentos. (SDM)
   Esta fase se debe poner en marcha desde que se genere el primer lote de información digitalizada, para verificar la calidad y operabilidad de la información, ya con información real.